Cartographier ce qui existe avant d'y toucher

Quand l’employer

À employer quand le produit doit remplacer, prolonger ou se brancher sur quelque chose qui tourne déjà. À ne pas employer sur un projet parti de rien : vous obtiendriez une carte inventée.

Les 4 trous à remplir avant d’envoyer

Chaque trou est une décision déjà prise. Un trou que vous ne savez pas remplir n’est pas une case à improviser : c’est un travail de cadrage qui manque.

{SYSTEME_EXISTANT}

Quel outil, fichier ou logiciel porte aujourd'hui ce travail, et depuis quand ?

Pourquoi ce trou existe. Un système qu'on ne nomme pas ne se remplace pas : il continue de tourner en parallèle et les deux vérités divergent.

Si vous ne savez pas répondre. Demandez à voir l'écran de la personne qui fait le travail, en direct. La réponse « on utilise un tableur » cache presque toujours quatre fichiers et deux courriels.

{DONNEES_EN_JEU}

Quelles données existent déjà, où sont-elles, et lesquelles sont personnelles ou sensibles ?

Pourquoi ce trou existe. La reprise des données est le poste qui fait dérailler le plus de projets, et les données personnelles imposent des obligations qui se décident avant, jamais après.

Si vous ne savez pas répondre. Exportez un échantillon réel de chaque source et comptez les colonnes. Tant que vous n'avez pas vu la donnée, vous en parlez au conditionnel.

{PERSONNES_A_CONSULTER}

Qui utilise le système actuel tous les jours, et qui en dépend sans l'utiliser ?

Pourquoi ce trou existe. Les dépendants invisibles, ceux qui reçoivent un fichier en fin de mois, sont ceux dont la panne se découvre après la bascule.

Si vous ne savez pas répondre. Suivez chaque sortie du système actuel jusqu'à son destinataire final. Un rapport qui part quelque part a toujours un lecteur qu'on avait oublié.

{CE_QUI_DOIT_SURVIVRE}

Qu'est-ce qui doit continuer de fonctionner exactement comme aujourd'hui, sans discussion ?

Pourquoi ce trou existe. Nommer ce qui ne bouge pas protège plus sûrement qu'une longue liste de ce qui change, parce que l'agent optimise volontiers ce qu'on ne lui a pas interdit de toucher.

Si vous ne savez pas répondre. Demandez ce qui déclencherait un appel furieux le lendemain de la bascule. Vous obtiendrez la vraie liste en deux minutes.

Le corps du gabarit

Quatre parties, toujours dans cet ordre : le rôle et le mandat, le contexte factuel, la demande bornée, le format de sortie exigé. Les trous restent visibles à la copie, et c’est voulu : les remplir un par un est la dernière occasion de s’apercevoir qu’une décision manque.

## 1. RÔLE ET MANDAT

Tu es analyste métier. Ton mandat est de décrire le système existant tel qu'il est, pas tel qu'il devrait être. Tu ne proposes aucune amélioration, aucun remplacement, aucune architecture. Une carte qui embellit le terrain est pire qu'une absence de carte.

## 2. CONTEXTE FACTUEL

Système en place aujourd'hui : {SYSTEME_EXISTANT}
Données déjà présentes et leur emplacement : {DONNEES_EN_JEU}
Personnes concernées : {PERSONNES_A_CONSULTER}
Ce qui doit survivre à l'identique : {CE_QUI_DOIT_SURVIVRE}

Tu n'as pas accès au système. Tu travailles uniquement sur ce que je viens de te décrire. Tout ce que tu ne peux pas déduire de ces quatre éléments devient une question, jamais une supposition présentée comme un fait.

## 3. DEMANDE BORNÉE

Produis la carte de l'existant.

Ce que je veux :
1. le circuit de l'information, de l'entrée jusqu'au dernier destinataire, étape par étape ;
2. pour chaque étape : qui l'exécute, avec quel outil, et ce qui se passe quand elle échoue ;
3. la liste des données, avec pour chacune sa source, son détenteur et sa nature personnelle ou non ;
4. les points de rupture : les endroits où l'information est ressaisie à la main, dupliquée, ou transmise par pièce jointe ;
5. la liste de ce qui doit survivre à l'identique, reprise telle quelle ;
6. les questions ouvertes, chacune avec la personne à qui la poser.

Ce que je ne veux pas : aucune recommandation, aucune critique du système actuel, aucune proposition de remplacement, aucune technologie.

## 4. FORMAT DE SORTIE EXIGÉ

Six sections titrées comme ci-dessus. Le circuit est numéroté, une étape par ligne. Le tableau des données comporte quatre colonnes : donnée, source, détenteur, caractère personnel. Chaque élément que tu n'as pas reçu de moi porte la mention « à vérifier » suivie de la personne à interroger.

Ta réponse est refusable si elle contient une recommandation, ou si une étape du circuit apparaît sans exécutant nommé.

Ce que vous devez recevoir

• Un circuit numéroté de l'information, de l'entrée au dernier destinataire.
• Pour chaque étape, un exécutant nommé, un outil et un comportement en cas d'échec.
• Un tableau des données à quatre colonnes : donnée, source, détenteur, caractère personnel.
• Une liste explicite des points de ressaisie manuelle et de duplication.
• La reprise à l'identique de ce qui doit survivre.
• Des questions ouvertes portant chacune le nom de la personne à interroger.

Ce qui doit vous faire refuser

Ces motifs sont écrits comme des constats : « un fichier hors périmètre a été modifié » se vérifie, « le travail manque de rigueur » ne se vérifie pas.

• La carte contient une recommandation d'amélioration alors que la demande l'interdit.
• Une étape du circuit n'a pas d'exécutant nommé et se lit comme automatique.
• Une donnée apparaît sans détenteur, ce qui rendra la reprise impossible à négocier.
• Le caractère personnel des données n'est pas tranché pour chaque ligne.
• Un élément non fourni par vous est présenté comme un fait au lieu de porter « à vérifier ».
• Les points de ressaisie manuelle ont été omis parce qu'ils dérangent le récit.

Selon pour qui vous construisez

Pour moi.

Vous êtes souvent le seul utilisateur du système actuel. Faites quand même la carte : ce que vous savez sans y penser est exactement ce que l'agent ignorera.

Pour mon employeur.

Faites valider la carte par la personne qui exécute le travail, pas par son responsable. Le responsable décrit le processus prévu, l'exécutant décrit le processus réel.

Pour un client.

La carte est un livrable facturé et signé. Faites-la contresigner avant la spécification : elle devient la référence des écarts que le client découvrira plus tard.